40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.
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Die meisten Medikamente in Europa werden von internationalen Unternehmen hergestellt, die in der Regel einen zentralen Produktionsstandort in der EU wählen. Gründe für diese Strategie sind unter anderem niedrige Steueranforderungen und wettbewerbsfähigere Gehälter. Die Medikamente werden dann in der gesamten EU zu den jeweiligen Marktbedingungen jedes Mitgliedstaates vertrieben und sind im Allgemeinen billiger als in Deutschland. kohlpharma nutzt die niedrigeren Kosten in anderen EU-Ländern, um Originalpräparate auf dem deutschen Markt zu attraktiven Preisen anzubieten. Diese Originalmedikamente werden dann nach deutschen Vorgaben umetikettiert oder umverpackt. Die daraus resultierenden Einsparungen führen zu einer Entlastung des Gesundheitssystems, wovon Ärzte, Apotheker und vor allem auch die Patienten profitieren.
Da kohlpharma Überbestände für sein Angebot verwendet, stellt die zuverlässige Erfüllung der Nachfrage eine große Herausforderung dar. Die Verfügbarkeit von Waren und mögliche Lieferprobleme können aus Gründen variieren, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen. Eine besondere Herausforderung für die Logistik ist der qualitätsgesicherte Transport von gekühlten Medikamenten, wie zum Beispiel Insuline oder Impfstoffe, die über die gesamte Lieferkette hinweg bei konstant 2 bis 8 °C gelagert werden müssen. Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse vom Einkauf bis zur Lieferung optimal aufeinander abgestimmt sind. Daher setzt kohlpharma verstärkt auf die Möglichkeiten der Digitalisierung.
Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”
„Viele unserer Anwender arbeiten jetzt von zu Hause aus, was sowohl für unsere Heimarbeiter als auch für die Mitarbeiter der elektronischen Datenverarbeitung eine ganz neue Erfahrung war. Ich bin sehr froh, dass ich mich für HelloSign entschieden habe, denn es hilft mir, die Arbeit sowohl für die Mitarbeiter zu Hause als auch im Büro erheblich zu erleichtern.“
kohlpharma versuchte zunächst, eine interne Lösung zu entwickeln, die nicht nur auf elektronischen Signaturen basierte, sondern auch die damit verbundenen Workflows abbildete. Sich verändernde Prioritäten führten jedoch zu Verzögerungen bei der Fertigstellung, sodass das Unternehmen in die Verwaltung elektronischer Signaturen investieren wollte. HelloSign erwies sich aufgrund seiner Transparenz, Einfachheit, direkten Verfügbarkeit und vertraglichen Rahmenbedingungen als die beste Lösung. Aufgrund des Erfolgs der Cloud-only-Lösung von HelloSign und der API für elektronische Signaturen entschied sich das Unternehmen schnell für einen gründlichen Test.
"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert
Die HelloSign-Benutzeroberfläche ist intuitiv. Eine schrittweise Führung durch Verträge und Formulare kann sicherstellen, dass alle relevanten Felder ausgefüllt und alle erforderlichen Signaturen eingefügt werden. HelloSign kann in jede Umgebung integriert werden, auch mit individuellem Branding. Dies half kohlpharma sofort bei der erfolgreichen Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus. Vom mündlichen Auftrag bis zur Softwareimplementierung dauerte der gesamte Prozess weniger als eine Stunde.
“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert
Nachdem die ersten Tests alle Erwartungen übertroffen haben, plant kohlpharma bereits die nächste Stufe zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse und Verbesserung der Arbeitsbedingungen mit HelloSign.
Für die Zukunft ist geplant, die internen Dokumenten-Workflows vollständig zu digitalisieren, ebenso wie die obligatorische interne Schulungsbestätigung. Dies erhöht die Transparenz erheblich und erspart das spätere Digitalisieren der entsprechenden Dokumente. Bei Dokumenten, die von mehreren Parteien unterschrieben werden müssen, vereinfachen elektronische Signaturen den Prozess sowohl für Editoren als auch für Unterzeichner.
Das Red-lining und die Unterzeichnung von Zulieferverträgen werden ebenfalls digitalisiert. Durch diesen Prozess profitieren die Vertragsstrukturen und Vereinbarungen mit Zulieferern von der Vorlagenvereinheitlichung. Von kohlpharma unterzeichnete Dokumente für Geschäftskunden können zukünftig ausschließlich mit HelloSign bearbeitet werden
Bei SOPs (Standard Operating Procedures), bei denen Produktionsprozesse streng reguliert werden, zum Beispiel bei der Qualitätssicherung und dem EDP-Qualitätssystem, werden manuelle Signaturen durch ihr digitales Äquivalent ersetzt. Mit seinen automatisierten Lagern und der lückenlosen Fernüberwachung der Lieferkette ist kohlpharma schon heute ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Automatisierung in der deutschen Pharmaindustrie. Das Unternehmen plant, in absehbarer Zeit alle papierbasierten Genehmigungsprozesse so weit wie möglich abzuschaffen. Bis dahin ist es noch ein weiter Weg, aber mit HelloSign hat das Unternehmen einen wichtigen Meilenstein erreicht. Im Laufe der Zeit können Formulare in HelloSign-Dokumente umgewandelt werden, was die Notwendigkeit der physischen Aufzeichnung während des Prozesses reduziert.
As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."
Fragen Sie uns noch heute nach HelloSign. HelloSign ist eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, rechtsgültige elektronische Signaturen zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl des richtigen HelloSign-Produkts benötigen, vereinbaren Sie einen Demo-Termin und erfahren Sie, wie signaturbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen optimiert werden können.
