Die Entrust Public Accounting Corporation bietet professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung, Buchhaltung, Steuern, Unternehmenssekretariat und Auslagerung von Geschäftsprozessen für eine Vielzahl von Unternehmen in Singapur.
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50-seitige, mit Papier und Stift erstellte Finanzverträge werden jetzt vollständig online gestellt
Verkürzung des 2-wöchigen Signaturprozesses auf einen Tag
Wegfall der Kosten für den Druck von 500 Blatt Papier pro Transaktion
Das Jahr 2020 hat für viele Unternehmen auf der ganzen Welt eine neue Art des Arbeitens mit sich gebracht. Der traditionelle Arbeitsalltag von 9 bis 17 Uhr wurde durch flexible Arbeitszeiten ersetzt, und zwar von dem Zimmer aus, das zu Hause die beste Internetverbindung bot. Um mit diesem Wandel Schritt zu halten, mussten die Unternehmen ihre Arbeitsabläufe schneller denn je digitalisieren.
Um mit dem Übergang zur Telearbeit Schritt zu halten, hat Jason Lew, Director und Gründer der Entrust Accounting Public Corporation, die Umstellung seines Unternehmens auf 100 % Digitalisierung eingeleitet. Einer der wichtigsten Bestandteile dieses Übergangs war die Eliminierung aller kostspieligen, physischen Unterlagen, die das Team täglich handhabte. Das Drucken, Signieren, Scannen und Versenden von Dokumenten war keine gute Option mehr, und der Prozess musste sich weiterentwickeln, damit das Unternehmen weiter wachsen konnte.
Luckily, Entrust was one step ahead of most accounting firms in Asia. They were already using Dropbox to store their clients’ documents and forms, so adding Dropbox Sign to the mix for their eSignature needs was a simple, intuitive next step to keep their business streamlined in a changed world.
„Die Anwälte, Fachfirmen und Behörden, mit denen wir zusammenarbeiten und die an den herkömmlichen Ablauf gewöhnt sind, sind von elektronischen Signaturen beeindruckt. Gerade während der Pandemie, in der sich unsere Arbeitsweise verändert hat, haben wir viel positives Feedback von unseren Kunden erhalten.“
Already a Dropbox user, Entrust was familiar with the product’s ease of use and effectiveness as a collaboration tool. Jason was confident Dropbox Sign wouldn’t be any different and would be just as easy to learn and adopt for his firm. It took the company less than 2 days to understand the system, fully digest it, and implement it into their workflows. The first project Entrust worked on was integrating Dropbox Sign into their signing process for client service agreements. The parties they work with were quickly impressed with easy and efficient electronic signing was.
These client service agreements are lengthy and can require up to 10 sets of 50-page financial statements totaling 500 pieces of paper that need to be signed by both parties. Not only is the manual process of printing and signing time-consuming, but tracking each set of agreements by hand is extremely laborious. For documents that need to be signed outside of Singapore, the entire process, with the additional step of mailing these forms internationally, can take more than two weeks! With Dropbox Sign, Jason’s firm has been able to reduce this process to a single day. Jason explains,
“Dropbox Sign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”
Angesichts der schnellen Akzeptanz und des positiven Feedbacks zu den elektronischen Signaturen fiel Lew die Entscheidung leicht, das Tool auch für den internen Gebrauch einzuführen. Der Einstellungsprozess und die Zusageschreiben werden jetzt durch elektronische Signaturen gestützt, um eine reibungslose und nahtlose Einarbeitung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Und das Beste daran? Das ganze Team war sofort begeistert.
“It was extremely easy to train the team to use Dropbox Sign even for people who aren’t necessarily technically savvy. Plus, my employees love using it.”
Der bisherige Prozess des Druckens, der Unterzeichnung und des internationalen Versands nahm bis zu zwei Wochen in Anspruch. Durch die Implementierung elektronischer Signaturen und die Möglichkeit, Dokumente überall und jederzeit zu unterzeichnen, konnten das Unternehmen und seine Kunden den gesamten Prozess auf einen einzigen Tag reduzieren.
Durch den Umstieg auf die umweltfreundliche Methode elektronischer Signaturen und den Wegfall von Stift und Papier aus dem Signaturvorgang konnte Entrust die mit dem Drucken verbundenen Kosten senken. Das Unternehmen bestellte einmal pro Woche Papier und Tinte, um seinen Druckbedarf zu decken. Jetzt wurde diese Bestellung auf einmal im Monat reduziert.
Paper forms are not only a headache to monitor manually, but a costly, riskier endeavor when third-party courier services get involved. With Dropbox Sign’s complete audit trail feature, Jason and his employees have been able to monitor their signed documents and are reassured of when and who they’re being signed by. “Our firm is using the audit trail feature tremendously. With it we’re able to check if the signature is genuine and when it’s signed. This is an important protocol for our business. Even more convenient are the built-in reminders that notify parties when a document is awaiting their signature.” explains Jason Lew, Director and Founder of Entrust.
Already using Dropbox and Dropbox Sign heavily, Entrust plans to move towards being 100% digital in the future, and hopes to influence clients as well as the industry to go digital as well. The accounting industry is still set in its traditional ways, but Entrust’s forward-thinking methods can influence other firms in Singapore to modernize and make their workflows efficient, convenient, and even more secure.
Dropbox Sign ist die einfachste Möglichkeit für Unternehmen, rechtsgültige elektronische Signaturen zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Mit unserer Lösung für elektronische Signaturen, die zwei Jahre in Folge von G2 zur Nummer 1 bei der Nutzerfreundlichkeit gewählt wurde, können Sie Ihre wichtigen Workflows beschleunigen, vereinfachen und sicherer gestalten. Registrieren Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion und beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
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