AdvicePay Speeds User Contract Management by 50% with HelloSign

AdvicePay ist eine Cloud-Plattform, die Abrechnungs- und Zahlungslösungen für selbstständige Finanzplaner sowie kleine und große Unternehmen bietet, die ihre Dienstleistungen nach dem Prinzip der Einzelleistungsvergütung abrechnen. Das Unternehmen ist der erste und einzige RIA-konforme Zahlungsanbieter für Finanzplaner, der eine flexible Integration von Abrechnungs- und Zahlungsfunktionen, Datensicherheit, Zahlungsabwicklung und mehr bietet und die Einhaltung von SEC- und staatlichen Vorschriften sicherstellt.

Abbildung eines Dokuments, eines Umschlags und eines Bildschirms
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AdvicePay

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HelloSign

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Ein tiefer Einblick in

AdvicePay

Die Herausforderung
Die Herausforderung

AdvicePay wurde von den USA-weit anerkannten Finanzberatern Alan Moore und Michael Kitces gegründet, die sich seit Langem für das innovative Modell der Einzelleistungsvergütung als Zukunft der Finanzplanung einsetzen. Die Schaffung einer Abrechnungs- und Zahlungsplattform zur Unterstützung dieser Wachstumsstrategie war eine natürliche Entwicklung für die beiden Unternehmensgründer und die Branche.


Zunächst konnten AdvicePay-Nutzer (Berater) nur Rechnungen an Kunden senden und Zahlungen entgegennehmen. Die Dokumente wurden mit einer anderen Software unterzeichnet, sodass Kunden bei der Zusammenarbeit mit einem Berater mehrere Systeme verwenden mussten. Das war zeitaufwendig und anfällig für Datenfehler. Zahlungen konnten sich verzögern oder Beträge mussten rückerstattet werden, wenn Vertrags- und Rechnungsdaten nicht übereinstimmten, und das Kunden-Onboarding war umständlich.

Die Integration des digitalen Transaktionsmanagements (DTM) in die AdvicePay-Plattform, um Rechnungen und Verträge miteinander zu verbinden, war eine natürliche Weiterentwicklung. Die Integration war unerlässlich, um die Erfahrung der einzelnen Finanzberater beim Kunden-Onboarding zu optimieren und AdvicePay zu helfen, die Bedürfnisse einer immer größeren Anzahl von Unternehmenskunden zu erfüllen.


As Joe Timmer, Lead Developer, says, “We selected DocuSign for eSignatures in July 2018 to facilitate invoice and contract integration, but spent three months trying to get it launched. We wanted a single, authenticated eSignature account to be able to control security and keep the user experience within our application. Ultimately, we discovered what we considered to be a major security flaw in DocuSign’s embedded flows, which allowed our customers to see other customers’ data.


Wir haben das Problem dem DocuSign-Support gemeldet und nach einigen Wochen erfahren, dass dies beabsichtigt sei und dokumentiert sein sollte, und unser Support-Ticket wurde geschlossen. Das fanden wir besorgniserregend, da diese Technologie einen wichtigen Bestandteil unserer Lösung darstellt und wir massiv darin investiert haben.“


„Wir haben erreicht, dass elektronische Signaturen mit einem oder zwei Klicks hinzugefügt werden können, und einen externen Arbeitsablauf für unsere Nutzer entfernt. Vorher hat das Erstellen und Abgleichen von Rechnungen und Verträgen zwei- oder dreimal so lange gedauert. Jetzt läuft das automatisch. So wird die Zeit, die Berater zur Verwaltung von Verträgen brauchen, um 50 % reduziert.“


Joe Timmer
Die Lösung

In late October 2018 Joe’s team contacted HelloSign. Within two weeks they tested, built, and launched the API. “With HelloSign I immediately felt there was an understanding of what I was saying and what our goals were. During testing, when we engaged HelloSign Support with questions, we got feedback within an hour and it was always aligned with what we were trying to do.


Dank der Integration von HelloSign können wir jetzt eine nahtlose Nutzererfahrung bieten, bei der Rechnungen mit den entsprechenden Verträgen verknüpft werden. Durch die vollständige White-Label-Funktion behalten wir die Kontrolle über die eSignature-Erfahrung. Wir können sie von unseren Nutzern abstrahieren und sicherstellen, dass unsere Nutzer AdvicePay bei Geschäftstransaktionen nie verlassen müssen.


Unlike DocuSign, HelloSign gives us as many merge fields as we want and enables us to control and design and the embedded experience. Our developers can create templates with various fields like signatures, initials, textboxes, checkboxes, and HelloSign’s pre-filled fields merge that data onto the invoice and automatically sync it with the contract. This is exactly what we wanted to deliver for advisors and firms of all sizes,” adds Joe.

Die Ergebnisse

100%ige Synchronisierung von Rechnungen und Verträgen verbessert das Geschäftsergebnis von Beratern

„Wenn ein Nutzer eine Rechnung in AdvicePay erstellt, legt unsere Anwendung automatisch einen Vertrag in HelloSign an und nimmt den Rechnungsbetrag und andere wichtige Datenfelder in den Vertrag auf, sodass die Dokumente zu 100 % synchronisiert sind.


Now, users don’t touch the contract because it’s 100% controlled via the HelloSign API from data in our system. They never have to leave AdvicePay and they can manage, track, and download all their contracts from our application. The invoice-contract data match helps them align accounts payable with accounts receivable, which can dramatically improve their bottom line,” says Joe.

Berater beschleunigen die Vertragsverwaltung um 50 %

With HelloSign embedded into the AdvicePay application, users simply select one of the HelloSign templates to create the contract. As Joe says, “We’ve met our goal of adding eSignatures in one to two clicks, and eliminated an external workflow for our users.


Instead of having to spend double or triple the time to create and match invoices and contracts, it’s now done automatically, which has definitely sped the time to manage contracts for advisors by 50%.”

Die Zukunft

Den FinTech-Unternehmensmarkt aktiv erschließen

DTM integration is enabling AdvicePay’s expansion in the enterprise market. As Joe says, “We had been working with one of the largest broker-dealers for about a year. When they learned that we had integrated eSignatures with HelloSign into our workflow, they were ready to make a deal and signed quickly thereafter.

Vor Kurzem sind wir Partnerschaften mit TD Ameritrade und einigen anderen großen Unternehmen eingegangen. Unternehmen wie dieses – mit 100 bis 1.000 Beratern – schließen Verträge für praktisch alles ab, woran sie arbeiten.

Elektronische Signaturen waren der entscheidende Faktor, durch den AdvicePay die Erschließung des Unternehmensmarkts vorantreiben konnte.“

Unternehmenskunden von AdvicePay erzielen 30 % mehr Gewinn

Der große Vorteil für Unternehmen sind die Kosteneinsparungen beim Datenmanagement und der Verwaltungszeit, wobei letztere sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Da Rechnungen und Verträge jetzt mit AdvicePay synchronisiert werden und Berater den Status von Verträgen und Zahlungen auf der Plattform einsehen können, brauchen Unternehmen weniger Zeit für die Verwaltung wichtiger Dokumente.

Darüber hinaus erspart die HelloSign-Integration Unternehmenskunden mit einem Abo für elektronische Dokumente auch diese Fixkosten.


“HelloSign allows our platform to eliminate mismatches between invoices and contracts, which helps our enterprise customers recoup admin time that used to be spent managing and resolving those inconsistencies. It’s enabling enterprise firms boost their bottom line by 30%,” adds Joe.

Was plant AdvicePay als Nächstes?

AdvicePay hat die Arbeit an einer integrierten und nahtlosen Anwendung abgeschlossen, und die Erschließung des Unternehmensmarkts geht mit großen Schritten voran. Jetzt möchte das Unternehmen sein Serviceangebot erweitern, um eine breitere Zielgruppe zu erreichen.


“We’re adding more enterprise level eSignature workflows to allow our users to also facilitate assets under management billing as well as fee-based. We feel confident our partnership with HelloSign will help us accomplish this,” says Joe.

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