Hubspot document signing: The complete guide to getting started

von
Cory Shrecengost
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E-Signaturen sind ohnehin schon eines der besten Tools, um Vertriebsprozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und schneller Geschäfte abzuschließen. Doch sie sind sogar noch leistungsfähiger, wenn sie in ein CRM wie HubSpot integriert werden.


So erhalten Sie nicht nur die zahlreichen Vorteile, die mit E-Signaturen einhergehen, darunter Prüfprotokolle, Echtzeit-Tracking und automatische Erinnerungen – indem Sie Dropbox Sign mit Ihrem CRM verbinden, können Sie diese Funktionen direkt über die HubSpot-Oberfläche verwenden und Ihren gesamten Vertriebsworkflow an einem Ort verwalten.


Weiter unten gehen wir näher auf das Unterzeichnen von HubSpot-Dokumenten ein, stellen die Vorteile der Integration zwischen Dropbox Sign und HubSpot vor und erklären Ihnen, wie Sie Ihr HubSpot‑CRM mit Dropbox Sign verbinden können.


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Schneller und reibungsloser Versand dank Vorlagen

Sind Sie bereit, den Tagen der manuellen Vertragsvorbereitung und -erstellung Lebewohl zu sagen? Symphonic hat genau das getan: Mit Dropbox Sign und HubSpot hat das Unternehmen über 60 vorkonfigurierte Vorlagen erstellt, versendet jeden Monat über 400 Signaturanfragen und spart bei alldem massenhaft Zeit.


Mit Dropbox Sign können Sie Verträge, Vertraulichkeitserklärungen, Angebote und vieles mehr ganz einfach in sofort einsatzbereite Vorlagen verwandeln – damit Sie nicht jedes Mal ganz von vorne anfangen müssen. Und da Dropbox Sign in das HubSpot‑CRM integriert ist, können Sie direkt in HubSpot Dateien hochladen, auswählen, wer sie unterzeichnen muss, und Verträge versenden.


Darüber hinaus können Sie automatisch Daten aus Ihrem HubSpot‑CRM in Ihre Vorlagen einfügen lassen. So fällt weniger Aufwand für die Dateneingabe an, es passieren weniger Fehler und Sie haben mehr Zeit, Geschäfte abzuschließen.


Automatisieren Sie den gesamten Vertragsprozess an einem Ort

Zwar funktionieren isolierte Anwendungen häufig einwandfrei, doch sie können trotzdem die Produktivität beeinträchtigen und zu unnötigen Fehlern führen.


Mit der E-Signatur-Integration von Dropbox Sign und HubSpot können Sie Signaturanfragen mit mehreren Unterzeichnern direkt über Ihr CRM automatisieren. Sobald der erste Unterzeichner das Dokument unterschrieben hat, sendet Dropbox Sign automatisch eine Anfrage an die nächste Person und erspart Ihrem Team so den Aufwand für die Verwaltung des Signaturprozesses.


Darüber hinaus sendet Dropbox Sign automatisch Erinnerungen für bisher nicht unterzeichnete Dokumente. So müssen Sie ausstehenden Unterschriften nicht hinterherjagen und auch keine manuellen Erinnerungsmails an vergessliche Unterzeichner senden.


Einfache Unterzeichnung, Nachverfolgung und Organisation von HubSpot-Dokumenten

Die Nachverfolgung von Signaturanfragen verschiedener Personen ist keine Aufgabe, mit der sich vielbeschäftigte Mitarbeiter herumschlagen sollten. Zum Glück ermöglicht die HubSpot-E-Signatur-Integration eine einfache, unkomplizierte und effiziente Signaturverfolgung.


Sobald eine Anfrage versendet wurde, wird der E-Signatur-Status auf der Dropbox Sign-CRM‑Karte in HubSpot angezeigt. Hier können Sie im Auge behalten, wer eine Signaturanfrage erhalten, geöffnet und unterschrieben hat und wessen Signatur noch aussteht.


Und für den Fall, dass Sie unterzeichnete HubSpot-Verträge oder -Dokumente nachschlagen müssen, werden diese in dem HubSpot-Datensatz gespeichert, aus dem das Dokument erstellt wurde. So sind alle Datensätze optimal organisiert und für jedes Teammitglied verfügbar.


So integrieren Sie Dropbox Sign-E-Signaturen in HubSpot


Creating a Dropbox Sign account

Wenn Sie noch nicht über ein Dropbox Sign-Konto verfügen, dauert es nur einen Moment, eines zu erstellen.


Sie haben die Dropbox-App bereits auf Ihrem Smartphone oder Computer installiert? Dann können Sie Ihr Konto auch erstellen, indem Sie die App öffnen und „Registrieren“ auswählen.

Ein Screenshot der Dropbox Sign-Anmeldeseite


Installation und Verbindung von Dropbox Sign und HubSpot

Für diesen Schritt ist es am besten, die Installation von einem HubSpot Super Admin durchführen zu lassen.

Startseite des App Marketplace in HubSpot


Melden Sie sich zunächst bei app.hubspot.com an. Klicken Sie dann auf das Store-Symbol neben der Suchleiste und wählen Sie App Marketplace aus.

Die Seite des Dropbox Sign App Marketplace


Suchen Sie nun nach Dropbox Sign und klicken Sie auf der entsprechenden App-Seite auf App installieren.

Autorisierungsseite im HubSpot App Marketplace. Hier wird beschrieben, was Autorisierung bedeutet, und der Nutzer wird aufgefordert, zuzustimmen oder abzulehnen.


Es wird eine neue Registerkarte geöffnet, auf der Sie Ihre Dropbox Sign-Anmeldedaten eingeben können. Klicken Sie dann auf Annehmen, um HubSpot Zugriff auf Ihr Dropbox Sign-Konto zu gewähren.

Die Schaltfläche „App verbinden“ im Marketplace


Schließen Sie das Ganze ab, indem Sie das HubSpot-Konto auswählen, mit dem Sie sich verbinden wollen, und klicken Sie auf App verbinden, um Dropbox Sign zu erlauben, auf Ihr HubSpot-Konto zuzugreifen.


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Erstellen von Vorlagen in HubSpot

Klicken Sie zunächst auf der Dropbox Sign-CRM‑Karte auf Aktionen.


Wählen Sie im Drop-down-Menü Vorlage erstellen aus und laden Sie dann die Dokumente hoch, die Sie verwenden möchten. Sie können die Dokumente auch per Drag-and-drop hinzufügen.


Fügen Sie nun Ihre Unterzeichnerrollen hinzu – bis zu 20 sind möglich.


Ziehen Sie als Nächstes die Felder, die Sie verwenden wollen, aus der linken Seitenleiste in das Dokument. Sie können Daten automatisch aus Ihren HubSpot-Datensätzen einfügen lassen, indem Sie in der Vorlage eine HubSpot-Eigenschaft hinzufügen.


Benennen Sie die Vorlage und achten Sie hierbei darauf, hinter jedem Doppelpunkt ein Leerzeichen einzufügen. Sie können bis zu fünf Empfänger auf CC setzen und eine Standardnachricht hinzufügen, sofern gewünscht.


Klicken Sie zuletzt auf Vorlage speichern und wählen Sie Zurück zu HubSpot aus.


Automatisches Einfügen von HubSpot-Daten

Navigieren Sie zu einem Kontakt-, Unternehmens- oder Geschäftsdatensatz. Nur Nutzer mit den richtigen Objektzugriffsrechten können diese Integration verwenden.


Klicken Sie auf der Dropbox Sign-CRM‑Karte auf Aktionen und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Vorlage erstellen aus. Beachten Sie, dass HubSpot-Eigenschaften nur verfügbar sind, wenn Sie eine Vorlage erstellen, nicht wenn Sie ein einmaliges Dokument versenden.


Fahren Sie fort, indem Sie Dokumente auswählen, die Sie der Vorlage hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Datei hochladen oder ziehen Sie sie per Drag-and-drop.


Nachdem alle hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Weiter und fügen Sie Unterzeichnerrollen hinzu.


Klicken Sie dann erneut auf Weiter und wählen Sie „HubSpot“ aus der Drop-down-Liste unter Unterzeichner oder Datenquelle in der oberen linken Ecke.


Suchen Sie in der linken Seitenleiste unter Top-[Objekt]-Eigenschaften nach der Eigenschaft, die Sie verwenden wollen.


Ziehen Sie dann die Eigenschaft an die Stelle in Ihrem Dokument, an der die Informationen automatisch eingefügt werden sollen. Diese Integration unterstützt nur die folgenden Eigenschaftenfelder: einzeiliger Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datumsauswahl, Datum/Uhrzeit und einzelnes Kontrollkästchen.


Wenn Sie alle gewünschten Felder hinzugefügt haben, wählen Sie erneut Weiter aus, um Ihre Vorlage zu benennen. Achten Sie hierbei darauf, hinter jedem Doppelpunkt ein Leerzeichen einzufügen.


Klicken Sie zuletzt auf Vorlage speichern und dann auf Zurück zu HubSpot.


Senden einer Signaturanfrage über HubSpot

Navigieren Sie zu einem Kontakt-, Unternehmens- oder Geschäftsdatensatz. Nur Nutzer mit den richtigen Objektzugriffsrechten können diese Integration verwenden.


Wählen Sie in der rechten Seitenleiste der Dropbox Sign-CRM‑Karte Vorlage senden aus und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.


Fügen Sie die Namen und E‑Mail-Adressen Ihrer Unterzeichnerrollen hinzu. Wenn Sie die Anfrage aus einem Vertragsdatensatz heraus versenden, werden Name und E‑Mail-Adresse des ersten Unterzeichners automatisch eingefügt. Wenn Sie das Add‑on Qualifizierte E-Signatur (QES) erworben haben, können Sie auch Qualifizierte E-Signatur aktivieren auswählen.  


Klicken Sie nun auf Weiter und untersuchen Sie das Dokument sorgfältig, um zu gewährleisten, dass alles richtig aussieht. Sie können in dieser Ansicht keine Eigenschaften hinzufügen oder bearbeiten – diese Anpassungen sind nur beim Erstellen einer neuen Vorlage möglich.


Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen senden und dann auf Zurück zu HubSpot, wenn Sie fertig sind.


Vereinfachen Sie noch heute Ihren Signaturprozess mit HubSpot-E-Signaturen

Nachdem Ihr Dropbox Sign-Konto verbunden wurde, können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, Vertragsfelder ausfüllen, Signaturen versenden und Kundenworkflows aufbauen – alles innerhalb Ihres vertrauten HubSpot‑CRM.


Nach wenigen Minuten der Einrichtung können Sie die HubSpot-E-Signatur-Integration verwenden, um Ihren Vertragsprozess zu optimieren, Zeit zu sparen und sich auf Wichtigeres zu konzentrieren.


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